Forretningsorden for Udvalget for Ansvarlig Forskningspraksis ved DMJX

1 Formål

§ 1. Formålet med denne forretningsorden er at understøtte Udvalg for ansvarlig forskningspraksis’ arbejde så det sikres, at sager, der indgives til udvalget, behandles hurtigt og effektivt under hensyntagen til de indklagede personers retssikkerhed og under hensyn til DMJX’s behov for at få undersøgt og vurderet mistanker om brud på ansvarlig forskningspraksis.

2 Møder i Udvalg for ansvarlig forskningspraksis

§ 2. Udvalget afholder mindst fire ordinære udvalgsmøder årligt af tilstrækkelig varighed, når sager, der indgives til udvalget, behandles. Der fastlægges mødekalender for ét år ad gangen på det årlige møde lige før sommerferien.

– Stk. 2. Udvalgets møder er lukkede for andre end inviterede mødedeltagere.

§ 3. Udvalgets medlemmer, herunder indkaldte ad hoc-medlemmer og sagkyndige eksperter, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der er omfattet af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt.

§ 4. Udvalgets medlemmer indkaldes som obligatoriske deltagere til udvalgets møder, mens ad hoc-medlemmer kun indkaldes som deltagere til de mødepunkter, hvor konkrete klagesager, de skal bistå med, skal behandles.

§ 5. Medlemmer af udvalget, der har forfald, har pligt til forud for mødet at meddele dette til sekretæren for udvalget.

§ 6. Dagsorden og mødemateriale for udvalgets møder er udformet således, at udvalgsmedlemmerne får et så fyldestgørende billede som muligt af de anliggender, der omfattes af dagsordenens punkter. Dagsorden udarbejdes af sekretariatet efter aftale med udvalgets formand. Dagsorden og mødemateriale udsendes i udgangspunktet mindst 10 arbejdsdage før mødets afholdelse.

– Stk. 2. Ethvert medlem af udvalget eller rektor kan fremsætte ønske om at få punkter optaget på dagsordenen. Punkter og relevant bilagsmateriale til ordinære møder skal være sekretæren for udvalget i hænde senest 15 arbejdsdage før mødets afholdelse. Formanden kan i særlige begrundede tilfælde dispensere for denne frist.

– Stk. 3. Punkter på dagsordenen for udvalgsmøder er som udgangspunkt åbne medmindre formanden vurderer, at de bør behandles fortroligt. Konkrete klagesager behandles altid som lukkede punkter.

– Stk. 4. Udvalget kan indkalde personer med særlig ekspertise (ad hoc-medlemmer) til at deltage i en given sags behandling, hvis det vurderes at have betydning for sagens oplysning. Ad hoc-medlemmer deltager i sagens behandling uden stemmeret.

– Stk. 5. Udvalget kan endvidere nedsætte et sagkyndigt udvalg bestående af udvalgsmedlemmer, personer uden for udvalget eller en blandet sammensætning af interne og eksterne medlemmer til behandling af spørgsmål, som kræver en særlig indsigt i et bestemt fagområde. Ad hoc-udvalg afgiver indstilling til udvalget.

3 Afholdelse af møder i Udvalget for ansvarlig forskningspraksis

§ 8. Udvalgets møder ledes af sekretæren. Formanden er DMJX’s forskningschef, som træffer beslutning i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse.

– Stk. 2. I konkrete sager træffes beslutning ved, at alle medlemmer gives lejlighed til at tilkendegive deres holdning til sagen og det indstillede. På baggrund heraf konkluderer formanden til brug for udvalgets udtalelse. Ved procesbeslutninger kan formanden i tilfælde af uenighed beslutte, at der træffes afgørelse ved afstemning.

– Stk. 3. Der kan i udgangspunktet kun træffes beslutning i sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden. Dog kan der i konkrete hastesager træffes beslutning selv om disse ikke er på dagsordenen, såfremt det nødvendige antal udvalgsmedlemmer er til stede og tiltræder, at sagen behandles.

– Stk. 4. Fremkommer der forslag om større ændringer til indstilling mv. eller opstår større uenighed under mødet, kan formanden beslutte, at sagen udskydes til endelig afgørelse på et senere møde. Det skal fremgå af udvalgets redegørelse mv., om denne er afgivet i enighed. Ved manglende enighed i udvalget skal mindretallets vurdering tillige anføres i redegørelsen.

– Stk. 5. Det besluttes på mødet, hvem af udvalgets medlemmer, der skriver udtalelsen. Såfremt udvalget ikke er enigt, besluttes det ligeledes, hvem der skriver mindretallets del af udtalelsen. Redegørelsen mv. afgives til rektor og sendes til sagens parter.

4 Forhandlinger i Udvalget

§ 9. Medlemmer af Udvalget for ansvarlig forskningspraksis har pligt til at deltage i udvalgets møder.

– Stk. 2. Ad hoc-medlemmer har pligt til at medvirke ved behandlingen af konkrete sager og deltager på lige fod med udvalgets faste medlemmer i sagens behandling.

– Stk. 3. Medlemmer af Udvalget og øvrige personer, der er inhabile i en given sag, må ikke medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, herunder træffe eller deltage i afgørelsen efter almindelige regler om inhabilitet.

– Stk. 4. Medlemmer af Udvalget og øvrige personer, der erklærer sig inhabile eller er usikre herpå har pligt til at meddele det til formanden hurtigst muligt. Hvorvidt en person er inhabil eller ej afgøres i tvivlstilfælde af formanden, der efterfølgende meddeler beslutning herom til personen og udvalget.

– Stk. 5. I tilfælde af at et medlem erklæres inhabil eller ved andet fravær, træffer rektor beslutning om udpegning af en suppleant, som vil have stemmeret i Udvalget.

5 Referater og ekspedition af behandlede sager

§ 10. Der optages referat af Udvalgets møder. Udvalgets beslutninger refereres som kort beslutningsreferat.

– Stk. 2. Ethvert udvalgsmedlem eller ad hoc-medlem, der ikke er enig i udvalgets beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat.

– Stk. 3. Det tilstræbes, at referatet udsendes elektronisk til mødedeltagerne senest 10 arbejdsdage efter mødets afholdelse. Lukkede punkter udsendes separat til de mødedeltagere, der har deltaget i behandling af punktet.

– Stk. 4. Mødedeltagere har efter referatets udsendelse 10 arbejdsdage til at fremkomme med bemærkninger, hvorefter referatet anses for godkendt.

– Stk. 5. Godkendte referater journaliseres i ESDH. Konkrete sager med personfølsomme oplysninger udelades af de tilgængeliggjorte referater. Udvalget orienterer løbende DMJX’s medarbejdere og rektor om udvalgets sager, hvori omtale af konkrete sager sker i anonymiseret form.

– Stk. 6. I referatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer og øvrige personer, der deltog i hhv. hele eller dele af mødet samt hvilke medlemmer, som eventuelt var fraværende, jf. § 4.

§ 11. Formanden har de nødvendige beføjelser til at ekspedere udvalgets beslutninger. Ekspedition af de udvalgets behandlede sager påhviler formanden, der bistås af udvalgets sekretær. Udvalgets sekretær ekspederer endvidere henvendelser til Udvalget.

6 Forståelse og ændring af forretningsorden

§ 12. Ethvert udvalgsmedlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af bestemmelser i forretningsordenen.

§ 13. Ethvert udvalgsmedlem kan fremsætte forslag om ændring af forretningsordenen til drøftelse i udvalget. Ændringer i forretningsordenen sker efter indstilling fra udvalget, og godkendes af rektor.

7 Baggrund, ikrafttræden og ændring

Siden vinteren 2020-2021 har en intern arbejdsgruppe bestående af forskningschefen, DPO og administrative medarbejdere arbejdet med ansvarlig forskningspraksis DMJX, herunder udarbejdet en række indbyrdes sammenhængende dokumenter til at understøtte og styre det løbende arbejde med at sikre en ansvarlig forskningspraksis i DMJX:

  1. Politik for ansvarlig forskningspraksis i DMJX som beskriver de overordnede rammer og principper for, hvordan brud på ansvarlig forskningspraksis håndteres i DMJX,
  2. Retningslinjer for behandling af tvivlsom forskningspraksis, herunder videnskabelig uredelighed ved DMJX, som beskriver retningslinjerne i forlængelse af politikken på området.
  3. En beskrivelse af Forskningsetisk Komité/Internal Review Board ved DMJX, som beskriver komiteens arbejde i forbindelse med udstedelse af forskningsetisk godkendelse af forskningsprojekter.
  4. Forretningsorden for Udvalg for ansvarlig forskningspraksis i DMJX, som skal bidrage til at sikre, at sager, der indgives til Udvalget, behandles hurtigt og effektivt under hensyntagen tilde indklagede personers retssikkerhed og DMJX’s behov for at få undersøgt og vurderet mistanker om brud på ansvarlig forskningspraksis.

Forretningsordenen revideres som minimum hvert fjerde år. Udvalget afgiver efter behov indstilling til rektor om ændringer af reglerne. Forretningsordenen er godkendt af Udvalget for ansvarlig forskningspraksis ved DMJX den 21. februar 2022 og træder i kraft herefter.